Gestion du Noël du quartier de reyniès
Stage 2 – SCA Pôle de Grenoble
Contexte :
Cette année, le Pôle de Grenoble innove en proposant un tout nouvel événement, né de la fusion entre son Arbre de Noël et son marché de Noël. L’objectif est de créer un moment unique, convivial et fédérateur, permettant de rassembler au mieux les habitantes et habitants du quartier ainsi que leurs proches autour d’activités festives, solidaires et accessibles à toutes et tous.
Dans le cadre de ce projet, plusieurs missions m’ont été confiées. J’ai notamment été chargée de contacter les prestataires, d’organiser et de structurer l’ensemble des informations liées à l’évènement, ainsi que de travailler sur le plan général et la signalétique afin d’assurer une circulation claire et intuitive. J’ai également réalisé différents supports de communication (flyers, affiches, etc.) et participé aux réunions de coordination réunissant l’ensemble des parties prenantes.
Problématique
Comment assurer le bon déroulement de la première édition du Noël du Quartier Reyniès alors que les militaires et leurs familles découvrent cet événement, tout en garantissant une organisation fluide et une expérience sécurisée pour tous ?
Objectifs : en trois points
1. Objectifs de communication
Créer une identité visuelle forte pour l’événement.
Concevoir et produire les supports de communication.
Renforcer la visibilité du Pôle au sein du quartier.
2. Objectifs organisationnels
Coordonner les informations entre les acteurs.
Participer aux réunions de préparation.
Structurer les données nécessaires à la planification.
Collaborer avec les prestataires et partenaires.
3. Objectifs opérationnels
Élaborer le plan de l’événement.
Concevoir la signalétique.
Veiller à la fluidité du parcours visiteurs.
Contribuer au bon déroulement du jour J.
Supports :
Un diagnostic conjoint des précédents Arbre et village de Noël a été réalisé :
Une stratégie de communication a ensuite été réalisée :
Supports de communications :
Supports de gestion interne :
Problématique
Comment assurer le bon déroulement de la première édition du Noël du Quartier Reyniès alors que les militaires et leurs familles découvrent cet événement, tout en garantissant une organisation fluide et une expérience sécurisée pour tous ?
analyse des résultats
Avec un pic de près 1200 participants directs pour cette première édition du Noël du Quartier Reyniès a été réussie. La fréquentation a été au rendez-vous et les participants ont pu profiter des animations prévues dans un cadre sécurisé. L’organisation a permis de limiter les imprévus majeurs, malgré le caractère inédit de l’événement et les contraintes spécifiques liées au site militaire.
Fréquentation :
- Pic de fréquentation : 1200 personnes environ
- Temps forts : 14h, 15h30
- Moins de monde à l’ouverture de l’évènement
Les ventes en chiffre :
- 90L de vin chaud
- 2 fûts de bières de noel
- Rhum arrangé : 63 bouteilles vendues
- Abilis: 42 boules de noël vendues par ABILIS
- 40 planches de charcuterie
coordination des parties prenantes
La coordination entre les différentes parties prenantes (organisateurs, prestataires, annonceurs) a été un élément clé de la réussite de l’événement. Nous avons assuré la prise de contact avec les prestataires et centralisé les informations nécessaires à leur intervention.
Toutefois, certains échanges auraient pu être anticipés ou formalisés davantage afin
d’améliorer la fluidité de l’organisation et d’éviter les ajustements de dernière minute.
Relations prestataires et annonceurs
Nous avons assuré le contact avec les prestataires et partenaires afin de collecter les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement. Les relations ont été globalement positives et professionnelles.
Cette expérience souligne cependant l’importance d’un suivi régulier et d’une communication proactive pour anticiper d’éventuelles difficultés.
L'évènement en photos :
